Посещение офисов любой компании, банка или учреждения, так или иначе, связано с получением печатной продукции – документов, рекламных буклетов, информационных листов. При этом у многих сотрудников имеются персональные принтеры и другая офисная техника. Учитывая, что всё это оборудование может составлять значительное число единиц, нетрудно подсчитать расходы на его приобретение, ремонт и обслуживание.
В итоге, как это часто бывает, половина принтеров стоит не полностью загруженными, другие требуют замены расходных материалов, и только часть из них работает в полную мощь. При этом все они подключены к электросети, и большинство из них заправлены печатной бумагой. Имея такое количество ненужного оборудования, владельцы в большинстве случаев просто несут убытки от их наличия и незагруженности в работе. Решением проблемы является аренда принтеров и мфу.
Путь к рациональному использованию оборудования.
Вначале за рубежом, а затем и у нас в стране, стали появляться аутсорсинговые компании http://xt-group.ru/, взявшие на себя обязанности по оптимизации рабочих процессов в области офисной печати и внедрения программного обеспечения.
Суть предложенной идеи заключается в следующем:
— оптимизация количества офисной техники до разумных пределов;
— внедрение технологии общего пользования многофункциональными центрами (МФУ), в пользу отказа от индивидуальных принтеров;
— управление печатью продукции через сервис печати (MPS);
— использование специально созданного софта.
При этом компаниям, не имеющим своих МФУ, предлагается взять их в аренду на весьма выгодных условиях, то есть платить только за печатание продукции. Остальные заботы, такие как обслуживание оборудования, ремонт и замена расходных материалов выполняет компания managed print services.
В результате сотрудничества, клиенты компании освобождаются от необходимости приобретать дорогое оборудование, содержать специалистов по его обслуживанию и программированию. Кроме того, в случае необходимости можно всегда добавить в систему новые рабочие места.