Все частіше саме IT-компанії стають топовими клієнтами для івент-агенцій.
Ділові події стали одними з ключових інструментів нетворкінгу, коучінгу та платформою для того, щоб максимально поділитися своїми інноваціями та проаналізувати роботу конкурентів. На IT-форумах є можливість не тільки послухати та подивитися презентацію, а й спробувати, протестувати. Професійні конкурси додають престижу професії, розвивають напрямок і об’єднують людей за інтересами.
В середньому, кількість співробітників IT-компанії коливається від кількох сотень до багатьох тисяч, тому дуже важливо знайти рішення як об’єднати всіх. Вирішити будь-які комунікаційні задачі для IT-компаній допоможуть саме івенти, головне – зрозуміти ціль і правильно підібрати формат.
На прикладі кейсів івент Агентства 42, покажемо як працюють різні види подій для IT-компаній.
INTELLIAS. THE 6TH ELEMENT. Літній корпоративний захід
Завдання і Результат. Об’єднати всіх співробітників компанії навколо основних цінностей і весело провести час.
Захід проходив 8 вересня в один день паралельно у двох містах — Київ, Львів.
Основна ідея. Трансгалактична фан-вечірка в стилі фільму «5 елемент».
Основні цінності компанії. Це і є 5 елементів, які разом складають 6 елемент — співдружність Інтелліас.
Кількість гостей. В Києві — 400 осіб, У Львові 800 осіб.
Локації. Київ — Труханів острів, Львів — стадіон «Юність».
Підготовка до проекту. 4 місяці. На підготовчому етапі працював не тільки HR відділ Інтелліас, а й кожен співробітник. Кожному учаснику необхідно було пройти тизер-гру і підготувати свій образ для вечірки. Для цього в офіс приїжджали стилісти й кожен охочий міг попрацювати над своїм інопланетним образом. За 2 тижні до івенту кожен гість отримав своє паперове запрошення у вигляді карти Галактики.
Механіка проекту. Кожен гість потрапляв в зону реєстрації, там його зустрічали інопланетні хостес, які пропонували обрати колір мультипаспорта з пронумерованою фішкою. Всього було 5 кольорів, кожен з яких символізував цінність компанії, а та у свою чергу, співвідносився з зоною активності. Метою кожного учасника було зібрати мінімум 2 наліпки в мультіпас у своїй зоні й максимальну кількість на інших зонах. На проходження активностей в гостей було 4 години. Фішка, яка була прикріплена до мультіпасу брала участь в розіграші головного призу — фірмового телескопа. Кожна зона була виділена своїм кольором, тому гостю не було складно відшукати свою зону.
Крім активностей на території працював кейтерінг, можна було просто поспілкуватися з друзями на м’яких пуфах, сфотографуватися біля фотозон. На сцені працював ведучий з діджеєм, які підтримували концепцію заходу.
Після проходження активностей учасники могли обміняти свій мультіпас з наліпками на подарунок. Більше наклейок — вище категорія подарунка. Крім приємного презенту, кожен гість отримував елемент, яким необхідно було доповнити інсталяцію 6-го елемента.
Після того, як 6 елемент був сформований, його запустили в дію керівники компанії. Конструкція змінилася за рахунок світлових і димових ефектів і відразу після цього на сцені з’явилася головна героїня фільму 5 елементу — Плавалагуна і виконала легендарну арію, яка стала кульмінацією вечора.
Потім на сцені пройшов розіграш головного призу, а також на сцені в Києві виступила музична група Інтелліас – «Веслярі». Хедлайнерами вечора в Києві було обрано Roll Models, у Львові — Epolets.
Активності. У кожній з 5-ти зон працювали відповідні активності. Наприклад, в Зоні МУЗИКА працював майстер-клас з діджеїнгу і майстер-клас по грі на барабанах. Саме ці секції виявилися найпопулярнішими. Всього було близько 20 активностей в кожному місті.
Форс-мажор. Неприємною обставиною стала погода, яка змінювалася кожні пів години, на монтажі постійно лив дощ, у зв’язку з чим робота техніків і декораторів значно ускладнилася.
У Києві була проблема з проїздом до локації, оскільки за 2 тижні до івенту на в’їзді на територію Труханового Острова поставили шлагбаум, контроль якого не міг проводитися на місцевому рівні, у зв’язку з чим в день івенту виникло транспортне питання. Але Агентство 42 змогли знайти вихід з ситуації, залучивши до цього своїх водіїв.
У Львові була проблема з позиціями по декору, оскільки не встигли їх змонтувати. Це пов’язано з поганою погодою і з гальмуванням декораторів.
Кількість персоналу від Агентства 42. Київ — 4 людини, Львів — 3 людини.
Бонуси. Кожен гість, пройшовши всі активності, зміг обміняти отримані наклейки на подарунок, і крім цього, отримати один з елементів, який доповнив Інсталяцію 6-го елемента.
Інноваційність. Концепція несла в собі інноваційну складову, це простежувалося в кожному елементі івенту – запрошення до кожного слова ведучого.
video
ELKO IT TREND 2018. Діловий форум
POWERED BY PEOPLE
Завдання і Результат. Головний принцип – увага до аудиторії: зробити перебування гостей комфортним і корисним, допомогти їм легко і з цікавістю засвоювати знання. Пріоритетним було бажання передати ставлення ЕЛКО до партнерів через уважність до їхніх потреб, турботу, передбачення очікувань, захоплюючі активності.
Захід проходив в 9 листопада в місті Київ.
Основна ідея. Форум проводиться з метою розвитку IT-галузі через розвиток людей, що працюють з технологіями.
Кількість гостей. 400 осіб.
Локація. Київ, Pochayna Event Hall.
Підготовка до проекту. 2,5 місяці.
Механіка проекту. Форум розпочався о 9 ранку, всі учасники проходили вхідну групу, де їх направляли промоутери до основного залу, гості проходили реєстрацію в зоні pre-function, отримували фірмові бейджі і могли перейти в основний зал — випити кави зі смачними закусками. Крім цього, вже працювала експозона, де учасники могли не тільки поспілкуватися про той чи інший продукт, а й взаємодіяти з ним. Так, наприклад, партнери ЕЛКО виставили гейм-зону, де кожен гість міг розслабитися і пограти. Всього в експозоні було близько 10 стендів партнерів. Крім цього, Олександр Скічко брав інтерв’ю у гостей про їх очікування від форуму, мету відвідування та загальні враження. Все це було зібрано у ролик, який є у вільному доступі на YouTube.
Відкриття було нестандартним — ведучий Олександр Скічко взаємодіяв зі своєю технологічною копією на екрані. Після цього почалися сесії.
Гості могли дізнатися про спікерів, загальну інформацію, поставити питання за допомогою додатку Телеграм Бот.
Однією з фішок івенту було те, що гості переміщалися з одного залу в інший, за цей час зал трансформувався і гості потрапляли вже в нову локацію. Після всіх сесій гості вирушили на аперитив, де проходив розіграш подарунків і транслювалося ранкове інтерв’ю. Паралельно в головному залі повністю перетворювався простір, виставлялися меблі, встановлювалися активності, готувався перформанс. Коли гості потрапили в зал, кожен зміг вибрати собі затишне місце і поласувати смачним фуршетом. Кульмінацією вечора став танцювально-технологічний перформанс, в якому була проілюстровано взаємодію технологій і людини (танцюристи взаємодіяли з екраном). Потім гості змогли розслабитися, взяти участь в активностях і насолодитися вокалом кавер-групи.
Активності. Сайлент диско — гості одягали навушники, в яких грала певна музика і вони могли потанцювати незалежно від того, що відбувалося на сцені. Фотозона-хромакей з анімованим фоном і тікер — інтерактивна інсталяція на тлі проекції (текст проектується на підлогу і стіну, система трекінгу дозволяє дублювати текст на стіну з того місця, де розташована людина).
Кількість персоналу від Агентства 42. 8 осіб.
Бонуси. Було безліч подарунків, які гості отримували за свою активність. Були подарунки за наклейки, які гості отримували в експозоні.
Інноваційність. Формат форуму передбачав інноваційний, технологічно складний перформанс та інноваційні, нові активності.
video
video
За матеріалами прес-релізу