Прежде, чем написать письмо определите, прежде всего, для самих себя, два следующих момента:
1й — В чём именно заключается ваша проблема (или предложение), и как можно более конкретно выразить её суть. Это будет полезно в первую очередь для вас, самих. Поскольку, правильно и лаконично изложенный текст уже сам по себе исключает возможность неправильной его трактовки (просто очень на почту приходят длинные, размытые и бессвязные письма, и при этом суть проблемы в них так и не выражена, то есть, грубо говоря, администратору остаётся только догадываться, что вы от него хотите). Правильно написанное письмо значительно ускорит реакцию на него со стороны Администрации.
2й — Точно определите, каких именно действий Администрации, по отношению к предмету написания письма вы ожидаете, если учитывать что пишется отказное письмо по сертификации.
Описание (Тема).Обязательно указывайте описание писем. Описание должно содержать в себе суть вашей проблемы (или предложения), выраженную несколькими словами, чтобы сразу было понятно, к какой категории относится ваше письмо. Например: «Прошу разблокировать доступ на сайт»
Текст письма.Cоставляя текст письма, избегайте флуда. Не нужно изливать душу и высказывать всё, что наболело, отправляя в Службу поддержки целые мемуары в трёх томах. Старайтесь максимально чётко и лаконично выражать интересующие вас вопросы. Передавать как можно большее количество информации, как можно меньшим количеством слов. Практика показывает, что изложение практически любой проблемы, можно уместить в пять-шесть строчек печатного текста (ну за исключением, разве только, совсем неординарных случаев.
Составляйте ваши письма в деловом стиле, ни в коем случае не используйте жаргонных выражений и ненормативной лексики. Постарайтесь допускать как можно меньшее количество грамматических ошибок.
Ненужно предъявлять какие-либо претензии и тем более угрозы. Также не надо отправлять в Службу поддержки письма с разного рода поздравлениями и благодарностями.Всё это отслеживается и может быть использовано как доказательство в суде.
